De perfecte feestlocatie

Van een charmante boot tot een karaktervolle molen, van mysterieuze en met kaarsen verlichte grotten tot het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika: je kan het zo gek niet bedenken of je kan er een trouwfeest organiseren. De mogelijkheden zijn quasi grenzeloos.
Stel jezelf de vraag wat belangrijk is voor jullie. Een historische omgeving? Een immense tuin voor de receptie? Of een locatie die luxe uitademt? Iedereen heeft andere prioriteiten en wensen. Dus bepaal eerst duidelijk wat je wil en ga dan op zoek naar de locatie die past bij jullie wensen en die the perfect spot kan worden voor het festijn van jullie dromen.

Met deze lijst van belangrijke aandachtspunten in je achterhoofd, kan je de zoektocht aanvatten:

1.    Is de locatie groot genoeg?

Bedenk dat een lege zaal er gigantisch kan uitzien, maar dat feestmateriaal –en je gasten!- een hoop plaats innemen. Tafels, stoelen, eventueel een buffet, een plek voor de DJ, een dansvloer, enz. Alles vraagt ruimte. Meestal kunnen de locatieverantwoordelijken je een goed idee geven van de maximumcapaciteit van een zaal. Vraag hen meteen of je foto’s kan bekijken van de zaal wanneer die al helemaal is ingericht voor een huwelijksfeest. Dat geeft je een goed idee van wat haalbaar is in die ruimte. Overleg indien mogelijk ook met de zaalverantwoordelijken hoe je de zaalschikking ziet.
Misschien willen jullie receptie en feest in aparte ruimtes houden. Check of dat mogelijk is. Als jullie meer gasten uitnodigen voor de receptie dan voor het feest, kies dan voor een receptieruimte die groot genoeg is zodat je gasten moeiteloos kunnen circuleren zonder onderweg gewonden te maken.
 

2.    Privacy graag!

In hotels en andere feestlocaties vinden vaak verschillende feesten terzelfdertijd plaats, zeker tijdens de populaire zomermaanden. Het kan dan gebeuren dat je in de toiletten onbekenden ontmoet, of dat de muziek van een ander feest tot in jullie zaal doordringt. Als je zoiets erg storend vindt, ga dan na hoe dat bij elke feestlocatie die jullie bezoeken is geregeld. Wordt ervoor gezorgd dat alle feesten duidelijk van mekaar zijn gescheiden? Of loopt het allemaal wat door mekaar? En moet je de tuin delen met gasten van een andere trouwpartij? Als je erg op privacy bent gesteld, is dit zeker iets om mee rekening te houden.
 

3.    Parkeermogelijkheid

Altijd handig als er bij de feestlocatie een grote parking hoort waar alle gasten hun wagen kwijt kunnen. Niemand houdt ervan om in winderig weer en met een kapsel dat net zo leuk in model zat, nog een halve kilometer door plassen naar een feestzaal te moeten klossen. Is er geen parkeergelegenheid bij de feestzaal, ga dan na of er in dichtbijgelegen straten voldoende parkeerplaatsen zijn.
 

4.    Lichtinval

Houden jullie je trouwfeest in de zomer, dan is de kans groot dat je tijdens de donkere herfstmaanden al op zoek gaat naar een geschikte feestlocatie. Belangrijk is dan dat je de locaties zowel bij daglicht als bij avond gaat bezoeken, zodat je ziet hoeveel licht er binnenvalt en hoe de ruimte oogt bij daglicht en bij schemering. Als de ruimte te duister is, bekijk dan de verlichtingsmogelijkheden. Is de verlichting te hard naar je smaak, check dan of je ergens grote kaarsen kan neerzetten.

5.    Checklijst

Hou tijdens de zoektocht naar de perfecte feestlocatie ook rekening met de volgende zaken:

-    Past de feestlocatie bij jullie huwelijksthema en het kleurenpalet dat je hebt uitgekozen?
-    Beschikt de locatie over eigen catering en is er een verplichting om die ook te gebruiken?
-    Wat is er allemaal in de huurprijs inbegrepen?
-    Gedurende hoeveel uren beschikken jullie over de zaal?
-    Is er een geluidsinstallatie/microfoon aanwezig? Zoniet, kan die worden gehuurd?
-    Hoe is de akoestiek van de zaal? Is er een echo-effect als jullie praten of is het makkelijk om mekaar te verstaan?
-    Vanaf wanneer krijgen jullie de sleutel van de zaal?
-    Wat gebeurt er ingeval van annulering?
-    Welk feestmateriaal is aanwezig?
-    Zijn er genoeg toiletten?
-    Heeft de feestzaal ook personeel en zoja, hoeveel?
-    Is er een vestiaire?
-    Hoeveel voorschot wordt er gevraagd?
-    Is er een aparte ruimte voor het bruidspaar, waar ook de enveloppen met geld en het trouwboekje kunnen worden bewaard?
-    Is er overnachtingsmogelijkheid?
-    Kan de tuinreceptie bij slecht weer ook binnen worden georganiseerd?
-    Zijn er voldoende stopcontacten?
-    Is er een speelruimte voor de kinderen?
-    Als de feestzaal niet over personeel beschikt, wie zorgt dan voor de opruiming? Kan je daar apart voor betalen?